# Le rôle du Secrétaire Général Petit guide sur le rôle de SecGen dans les assos, venant d’Ecologiie Le rôle du Secrétaire Général (SecGen) est de rendre toute information accessible rapidement et facilement à tous les membres de l'association et de faciliter la communication entre les membres. Il a donc un devoir de clarification, classification et d'organisation de l'information primordiale a un fonctionnement optimal et sans heurt de l'association. ## Compte Rendu Lors de chaque réunion le SecGen doit réaliser un compte rendu (CR) de la réunion. L'idée du CR est d'avoir une trace écrite de tout ce qui a été dit pendant une réunion. Il peut aussi servir à se rappeler les points qui ont été dit aux réunions précédentes. Etant donnée que les CR servent à voir les changements de l'état d'un projet d'une réunion sur l'autre, il faut stocker à un endroit l'état actuel du projet → dans l'onglet projet du Wiki est stocké tous les projets réalisé pendant l'année fini ou non. Cela permet de se rappeler tout ce que l'on a fait et aussi de se renseigner sur l'état de n'importe quel projet a n'importe quel moment. ### Template de CR Une template de CR peut être trouvée [ici](https://www.overleaf.com/read/nrhmfmchpwtk#9662a4 "https://www.overleaf.com/read/nrhmfmchpwtk#9662a4") ### Que faire avant la réunion Avant la réunion, il faut le lire le CR précédent, voir les projets en pause et les TODO a faire. L'état des TODO devra être diagnostiquer et les projets en pause devront essayer d'être discuter pour voir où en sont leur avancement. (Un projet est dit en pause lorsqu'il n'a pas été évoqué lors de la dernière réunion, mais du progrès peut avoir être fait dessus quand même depuis.) Aussi, le président ne se souvient pas forcément de tous les points et n'a pas forcément eu le temps de lire le CR. Lui servir de bras droit peut-être pertinent lorsqu'il ne sait pas quel point aborder ou qu'il fallait aborder à la réunion n'a pas été mentionné. ### Que faire lors de la réunion Lors de la réunion, il faut être très actif. ##### Noter les personnes présentes Une première chose a faire est de noter les personnes présente lors de la réunion, ne pas hésiter a faire l'appel en début d'année lorsqu'on ne connaît pas beaucoup les élèves. Cela les fait se sentir investis car remarqué lors de l'appel. #### Points clé de la Réunion Il faut prendre en note le maximum de chose, et surtout les points clé de la réunion. Les points clé de la réunion pouvant être : ##### L'explication d'un projet Cela permet de résumer le projet dans le CR et ainsi que tout le monde qui n'était pas à la réunion puisse comprendre de quoi il en retourne. ##### Une idée de projet Une idée peut-être formulée lors d'une réunion mais pas plus approffondie, la noter peut permettre de se remémorer que cette idée a été formuler et de réflèchir dessus un peu plus de son côté et aussi de la mettre en parallèle des autre projet et de ce qui a été décidé lors de la réunions. ##### Une prise de décision Les prises de décisions sont fondamentale et très importante, car elle marque une action a mettre en oeuvre et une avancée dans les discussions. Si une prise de décision a été perdue, il faut refaire tout le processus reflexif ce qui est un énorme gâchis de temps. ##### Les différents points de vue sur un projet ou une décision Cela peut servir entre 2 réunions lorsqu'une décision n'a pas été prise ou était en cours de discussion. Regarder le processus réflexif évite d'avoir la même discussion que la précédente réunion et donc d'avancer. ##### Les avancées qui ont été faite sur chaque projets discuté Si une avancée a été faite sur un projet ou que le projet a été discuté sans avancé, il doit être mentionné dans le CR (si le projet n'a pas eu d'avancée, on marque 'pas d'avancée'). Cela permet de garder uen trace de la progression de tout les projets en cours et que rien ne tombe aux oubliettes. ### Que faire après la réunion Après la réunion, la prise de note doit être mise au propre sur un magnifique document LateK, car c'est beau. Le CR au propre sont stockés dans l'onglet [/assoce/ecologiie/compte_rendus](/doc/c6bb6eee-028a-471f-b4b9-4851b369df8c). Ils servent à se rappeler ce qui a été dit à n'importe quelle réunion. Lorsque l'on met le CR au propre, *on prend le CR précédent, tout ce qui a été mis dedans va dans le WIKI* dans les onglets projets, et on *ajoute ce qui a été dit à la réunion actuel*. Si une section présente dans le CR précédent n'a pas été évoqué, alors elle disparait (tout son contenu est mis dans les projets du wiki) et cette section passe dans les projets en pause. Bien sur, puisque le CR précédent va surement être lu par les membres avant la réunion suivante. Il est utile qu'il servent aux points suivant : * Rapeller les TODO pour la prochaine réunion * Rapeller les points important d'un projet même s'il n'a pas été dis aux réunion précédentes pour garder ces points du projet en tête. * Garder une trace de tous les projets et pause et en cours pour que personnes ne les oublient. Voir les projets qui n'ont pas été mentionnés depuis longtemps ravive la mémoire et permet de ne pas les oublier. Pratique quand il y a 50 projets en même temps ! ### Simplifier la vie au lecteur ⚠ Il faut garder à l'esprit que le CR doit être concis et rapide à lire ! Il doit pouvoir être lu rapidement (8 min MAXIMUM) (idéal 3-4 min). ⚠ Pour ce faire, il faut simplifier le plus possible la vie au lecteur pour lui permettre de raccrocher les wagons sur n'importe quel sujets le plus ou de se renseigner *le plus vite possible* : * Si une ressource a été évoqué lors de la réunion, par exemple un site ou une vidéo, il est idéal d'aller chercher la vidéo soit même et de mettre un lien directement vers celle-ci. On prend du temps de recherche pour cela, mais c'est le même temps qui sera *économisé par chaque personne* dans la réunion. * *Mettre des liens* vers la page du projet du wiki en dessous de chaque section pour que quelqu'un puisse comprendre l'état complet d'un projet le plus vite possible. On lui épargne le temps d'aller sur wiki.iiens.net + chercher le bon onglet ce qui maximise les chances que la personnes se renseigne sur le projet. ## Maintenance du Wiki Le SecGen doit tenir le Wiki d'Ecologiie à jour. Plus particulièrement les sections [/assoce/ecologiie/projets](/doc/176e44cc-8363-4190-a524-0bc0aa6dbbd6) et [/assoce/ecologiie/compte_rendus](/doc/c6bb6eee-028a-471f-b4b9-4851b369df8c). Pour tenir ces sections à jour, il faut se référer à la page actuelle et pour la mise en page et syntaxe à [/wiki/syntax](/doc/3d49bfd1-b94d-46c3-aeed-1532cb495d68).